Behalve misschien in het onderwijs of in de bouw, waar kantoren en medewerkers nog collectief dicht gaan en rust dus min of meer wordt opgelegd, is de vakantieperiode voor veel mensen helemaal niet zo’n relaxte periode. Niet voor de vakantiegangers en ook niet voor de achterblijvers op kantoor. Werk moet worden overgedragen en overgenomen…er is minder capaciteit maar er moet evenveel (of meer) werk verzet worden. Dat is vragen om ellende.
Toch ben ik er dit jaar voor het eerst in 15 jaar in geslaagd om er redelijk relaxed doorheen te komen (schrijf ik terwijl ik er nog middenin zit). Ondanks dat het hartstikke druk was (en is) ben ik zonder grootse irritatie, angstaanvallen en schizofrinie op kantoor geweest, weggegaan en teruggekomen.
Dat komt omdat ik bij mezelf en mijn team een aantal zaken net wat anders hebben aangepakt. Hieronder volgen 6 tips voor een relaxte(re) vakantieperiode op- en buiten kantoor. Maar ik zal beginnen met het beschrijven van de ‘normale’ vakantieperiode..
‘Lekker’ met vakantie
Al 15 jaar ben ik een paar weken per jaar ervaringsdeskundig op beide gebieden. Ik beschrijf de traditionele modus van de vakantieperiode in een dienstverlenende organisatie in 6 stappen:
- De vakantieperiode begint. Je moet werk overnemen van een of en erger nog meerdere collega die met vakantie gaan. Ze maken een overdracht van 3 A4-tjes en wensen je veel succes. Lekker druk…in je eentje!
- Dan ga je zelf bijna met vakantie. Je wilt je werk zoveel mogelijk afmaken, liefst 3 weken vooruit werken binnen 1 week, en de rest moet je overdragen aan collega’s die er eigenlijk niet op zitten te wachten.
- Je eerste dagen van je vakantie. Je hoopt dat het allemaal goed komt! In je hoofd speelt zich de eerste dagen nog vanalles af. Misschien word je nog een paar keer gebeld met vragen over dingen die in je overdracht stonden – maar die niet gelezen zijn.
- Je bent nu echt even weg…misschien check je af en toe nog even je mail, de
(groeps-)appjes, maar het meeste van de dag ben toch wel echt even weg. - Je vakantie loopt op z’n einde. Je denkt al weer vooruit naar komende week als je weer aan de slag moet. Daarmee gaan je gedachten automatisch naar het werk wat je hebt overgedragen en wat je nog moet doen. Je gaat alvast checken wat er allemaal in je mailbox zit en de horror komt je tegemoet! De motivatie om weer te beginnen wordt niet per definitie groter en in plaats van te genieten van die paar dagen die je nog hebt, is je hoofd al op kantoor.
- Je komt terug van vakantie. Collega’s vragen plichtmatig of je een leuke vakantie hebt gehad en ‘of je een beetje uitgerust bent’. Vooral om er zeker van te zijn dat ze je weer vol kunnen duwen met werk. Je overgedragen werk is immers maar deels opgepakt (zie punt 1) en er is nieuw werk bijgekomen. Ondertussen gaat er weer iemand op vakantie van wie je werk moet overnemen.
Leuke vakantie gehad? Ja…maar dat gedoe eromheen is zoooo vermoeiend! 🙂
6 tips hoe het beter kan
Hier volgen mijn 6 tips bij bovenstaande 6 punten. Ik besef me dondersgoed dat de ene organisatie de ander niet is maar als je aan één van de tips al iets hebt ben ik ook al tevreden.
‘If you fail to plan, you plan to fail.’
Een algemene tip vooraf (eigenlijk een extra tip maar ik hou van symetrie); Een wijs man uit de Tribal DDB organisatie leerde mij: ‘If you fail to plan, you plan to fail’. Ik ben gek op dit soort afgezaagde quotes. Met andere woorden. Zorg voor een goede vakantieplanning met je collega’s. Ver vooruit!
Daarnaast ben ik (of een andere manager bij Blossom) nooit degene die een verlofaanvraag alléén goedkeur (of afkeur) maar laten we de teams onderling bepalen wie wanneer weg gaat en wie het werk dan kan overnemen. Dat zorgt alvast voor gezamenlijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid. Uitgangspunt is dat iedereen relaxed op vakantie moet kunnen, maar dat degene die achterblijven dat ook in redelijke mate zo moeten ervaren.
En dan nu de 6 tips.
1: Tweezijdig overdragen
Een collega die werk wil overdragen is hartstikke welkom. Maar er is niets zo vervelend als beloften van anderen na te moeten komen terwijl je het eigenlijk niet kunt, of zelf iets te beloven wat je vervolgens niet kunt waar maken.
Binnen het team moet iedereen dus heel duidelijk zijn wat de ander kan verwachten (en wat niet!). Niet alleen degene die overdraagt, maar ook degene die het ontvangt. Overdragen is een tweezijdig proces. En onverwachte zaken; die lossen we met het hele team op zo goed als we kunnen.
2: share the load
Zie punt 1. Probeer niet al je werk aan één persoon over te dragen maar beleg het bij meerdere mensen (als het kan!) in een teamvorm. Stel dat iemand in een vakantieperiode 20 uur werk per week moet overdragen. Het is niet realistisch dat één persoon dat er bij kan hebben. Maar met 4 mensen ieder 5 uur per week, dat is al een stuk makkelijker.
3: Betrek ook je klanten
Maak zelfs je klanten (!) mede-verantwoordelijk voor de planning. Ik ben namelijk nog geen klant tegengekomen die me geen vakantie gunde! Alle begrip dus als je aangeeft dat je een paar weken weg bent en dat anderen het even overnemen. Klanten snappen ook dat andere mensen op een andere manier werken en dat het helpt als ze zelf tijdig aangeven dat er nieuw werk aan zit te komen. Het zijn net mensen ;-), maar zorg er wel voor dat je zelf het initiatief neemt.
4: Tweezijdig offline
Bij Blossom hebben we de afspraak om elkaar niet te storen op vakantie. Rust is belangrijk. Je wordt alleen gebeld of ouderwets ge-smst als er (figuurlijk) doden vallen.
Als je weg gaat mag je het loslaten. Maar ga dan aub ook niet zelf lopen appen en mailen! Laat elkaar met rust. Heb je wel eens zo’n oefening gedaan dat je je blind achterover moet laten vallen en er op moet vertrouwen dat je opgevangen wordt? Zo voelt dat in het begin een beetje. 
Maar als je eenmaal merkt dat je echt opgevangen wordt geeft dat oprecht een fijn gevoel en het zorgt het direct voor een hechtere band met je collega’s.
5: Niet lezen, maar praten
Persoonlijk verplaats ik de e-mail en app-apps op mijn mobiele telefoon bewust naar de laatste bladzijde van mijn telefoon zodat ze niet continue in beeld zijn. Stel het bijlezen van je e-mail en apps vervolgens zo lang mogelijk uit. Liefst totdat je weer op je werk bent.
Punt is namelijk dat er in e-mail heel veel ‘lost in translation’ gaat. Het is heel moeilijk om de ernst of urgentie, de toon en de strekking van een bericht goed in te schatten op basis van tekst op een schermpje. Daarbij leert de ervaring dat veel issues in de mail al opgelost zijn op het moment dat jij het leest. Je maakt je in veel gevallen dus druk om niets. Veel beter plan je op de ochtend dat je terugkomt een bijpraatsessie van een uur met het team om je te laten bijpraten op de hoofdzaken en bijzaken. Dan ben je daarna zo door je e-mail lijst heen.
6: Laat je vakantiegevoel los, maar hou vast aan je vakantie-ervaring
Tja…dat vakantiegevoel vasthouden, dat is natuurlijk heel moeilijk als je direct in de drukte van alle dag terugvalt. Verzet je er niet tegen. Laat het gewoon los. Het is niet anders. Maar je kunt wel vasthouden aan je vakantie-ervaring.
Tijdens onze vakanties zijn we over het algemeen namelijk veel beter in staat om hoofd- van bijzaken te onderscheiden. We hebben dan vaak de briljante ideeen en nemen ons voor om – als we eenmaal terug zijn – het echt anders te gaan doen. De enige reden waarom je dat uberhaupt kunt bedenken is omdat je niet continue bezig bent (met je hoofd). Er ontstaat ruimte in je hoofd. Er zit een nut in niets doen.
Het is dan ook frustrerend om te merken dat als je weer aan het werk bent, je direct weer vervalt in oude manieren. Net als bij je goede voornemens van Nieuwjaar. Mijn tip is dan ook om niet per definitie te focussen op de verschillende dingen die je wilde veranderen maar om alleen te beginnen met het inbouwen van ‘ademruimte’ tijdens je werk.
Ga dus niet meteen 60 uur ‘werken’ maar bouw bewust, ook al is het heel druk, tijd en ruimte in om afstand te nemen. Elke paar uur 3 tot 5 minuten om te beschouwen en nieuwe prioriteiten te stellen. Dat is je vakantie-ervaring. Op het toilet, een kort loopje, een peukje…wat dan ook.
Combineer spurts van intensief werken en neem afstand voordat je met het volgende doorgaat. Dat is het enige gedrag wat je aanpast! Dan zul je zien dat tijdens die korte rustperioden automatisch focus krijgt op de andere dingen die je wilde veranderen en zul je je langzaam ook anders gaan gedragen. Stapje voor stapje.
Final thought
Jerry Springer sloot zijn shows altijd af met: ‘Well here’s my final thought’. Inspanning en rust zijn belangrijk voor een goede prestaties. Dat zal elke inspanningsfysioloog je vertellen. Tot rust komen in 14 dagen lukt niet als je de eerste 3 dagen moet afkicken en de laatste 3 dagen al weer in de startblokken staat.
We hebben bij Blossom enorme uitdagingen als het gaat om de inspanning/rust verhoudingen in ons team. Veel meer dan de punten hierboven kunnen oplossen dat besef ik me heel goed. Maar ik ben ook blij met alles wat we wel al goed doen.
Ik kijk er naar uit om de komende tijd, samen met het team nog meer te doen op weg naar de meest vriendelijke en uitdagende cultuur waarin nieuwsgierige creatieven en gepassioneerde nerds samenkomen én samenwerken. Op een gezonde manier.
To be continued.
Ralf van Lieshout 
Geef een reactie